Ley 1581 de 2012 · Colombia

Política de Tratamiento de Datos Personales

Última actualización: julio 2026 · Versión 2.1

1. Marco legal aplicable

• Ley 1581 de 2012 — Régimen General de Protección de Datos Personales (Habeas Data).
• Decreto 1377 de 2013 y Decreto 1074 de 2015 — reglamentación.
• Directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Ley 527 de 1999 (validez de la contratación electrónica) y Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), en lo pertinente.

2. Datos personales que tratamos

• Identificación y contacto: nombre, correo electrónico y, si los registras, tu rol (capitán / primer oficial), equipo, base y fecha de ingreso a la aerolínea.
• Datos de tu actividad de vuelo: los itinerarios (programado y real) que subes en PDF, de los que se extraen vuelos, tiempos, pernoctas y novedades para el cálculo.
• Datos relacionados con tu salud (categoría especial — ver sección 3): códigos de incapacidad, licencias y permisos que vengan en tus itinerarios, y la fecha de vencimiento de tu certificado médico si la registras en Vencimientos.
• Datos de tu comprobante de pago (colilla): si usas el verificador, el resumen de finanzas o el resumen para renta, guardamos el CONTENIDO leído de tus desprendibles —período, conceptos pagados, valores, deducciones, retención en la fuente y neto— para poder construir tu histórico y compararlo con el cálculo. El archivo PDF no se guarda. Algunos de esos conceptos son datos sensibles (incapacidad, licencias, cuota sindical): por eso se te pide antes una autorización separada, y sin ella no se procesan (ver sección 3).
• Datos derivados: horas crédito, compensación estimada, bitácora, límites, vencimientos y viáticos calculados por el motor.
• Datos técnicos: identificadores de sesión para autenticarte, suscripción de notificaciones push si las activas, y registros técnicos mínimos de operación (con tu identificador de cuenta, nunca con el contenido de tus documentos).
• Lo que decidas publicar (opcional): si activas tu perfil público, guardamos una FOTO de las cifras agregadas que tú elijas mostrar (horas totales, aeropuertos, hitos) y la dirección con la que se comparte. No incluye itinerarios, fechas, horarios ni remuneración, y puedes apagarlo cuando quieras.
• Enlace de calendario (opcional): si suscribes tu roster a tu calendario, guardamos un token secreto para servir ese archivo. Los días que revelan salud salen con un título neutro, y puedes revocar el enlace cuando quieras.
• Medición técnica del lector: cuando subes un PDF guardamos una huella ESTRUCTURAL del documento (cuántas líneas, cuántos avisos, qué formato) para detectar que MyCrew cambió su formato antes de que te dé un número equivocado. Nunca el contenido de tu itinerario.
• Lista de espera (si te apuntas): tu correo y lo que declares de aerolínea, flota y cargo, más la evidencia de tu autorización (versión del aviso, fecha, IP y navegador). Solo para avisarte cuando se abra el registro.
• Evidencia de tus autorizaciones: versión del texto aceptado, fecha y hora, dirección IP y navegador — es la prueba legal de tu consentimiento.

3. Datos sensibles (salud): autorización expresa y facultativa

Los itinerarios de MyCrew pueden incluir códigos de novedad que revelan información relacionada con tu salud (por ejemplo, incapacidades o licencias). PilotOS los necesita para una única cosa: calcular correctamente tu garantía (la recomposición por ausencias que ordena la convención colectiva). Por tratarse de datos de categoría especial:

• Te pedimos autorización expresa y separada antes de procesar tu primer itinerario, y queda registrada como evidencia.
• No estás obligado a entregarlos: puedes usar PilotOS sin subir documentos que los contengan. Sin esa autorización, simplemente no procesamos tus rosters.
• Los protegemos con medidas reforzadas (aislamiento por cuenta, cifrado, bitácora de operaciones) y nunca los usamos para otra finalidad ni los compartimos para publicidad o perfilamiento.
• Puedes revocar la autorización o pedir la supresión en cualquier momento (sección 6).

4. Finalidades del tratamiento

• Crear y administrar tu cuenta y autenticarte de forma segura.
• Leer tus itinerarios y calcular tus horas crédito, compensación y demás módulos.
• Mantener tu bitácora, límites, vencimientos y viáticos al día y enviarte las alertas que actives.
• Alimentar el itinerario compartido de vuelos con datos operacionales y anonimizados (número de vuelo, ruta, horarios — nunca vinculados a tu cuenta), que mejoran la precisión del cálculo de todos los pilotos.
• Publicar tu perfil, solo si tú lo activas: servir en una dirección pública las cifras agregadas que hayas elegido mostrar.
• Servir tu roster a tu calendario, solo si tú lo activas: entregar tus días programados a la aplicación de calendario que suscribas.
• Vigilar la salud del lector y del cálculo: medir con huellas estructurales (sin contenido) que un cambio de formato de MyCrew no te produzca un número equivocado en silencio.
• Atender tus solicitudes, brindar soporte y mejorar el servicio.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridad competente.

5. Lo que NO hacemos con tus datos

• No vendemos ni comercializamos tus datos personales, ni los usamos para publicidad.
• No almacenamos tus PDFs: se procesan en memoria y solo se guarda la información estructurada del cálculo.
• No guardamos el archivo de tu colilla: el PDF se procesa en memoria y se descarta. Lo que sí conservamos es lo que el documento DICE (ver sección 2), porque es lo que sostiene tu histórico de finanzas y tu resumen para renta; nuestro lector excluye tu cédula y tus datos bancarios por diseño, y puedes borrar todo tu histórico de colillas cuando quieras desde la aplicación.
• No guardamos tu número de cédula: si viene en el PDF, se elimina antes de guardar cualquier cosa.
• No usamos rastreadores ni analítica publicitaria en la plataforma.

6. Tus derechos como titular (Habeas Data)

Conforme a la Ley 1581 de 2012, en cualquier momento puedes:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales (directamente en Ajustes).
• Descargar una copia de tus datos desde Ajustes (portabilidad).
• Solicitar prueba de la autorización otorgada — la conservamos con fecha, hora y versión.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión: puedes eliminar tu cuenta y TODOS tus datos desde Ajustes, de inmediato y sin intermediarios, o pedirlo por correo.
• Presentar quejas ante la SIC por infracciones al régimen de protección de datos.

Canales: privacidad@jegadat.com o el módulo de Soporte dentro de la app (queda radicado con número, fecha y hora). Plazos legales: consultas en máximo diez (10) días hábiles (prorrogables cinco más, avisándote); reclamos en máximo quince (15) días hábiles.

7. Encargados del tratamiento

Para operar PilotOS nos apoyamos en proveedores de infraestructura que procesan datos bajo nuestras instrucciones. La lista vigente, con el país y el propósito de cada uno, está publicada en pilotos.co/legal/subencargados. Si la lista cambia de forma material, actualizaremos la página y la fecha de esta Política.

8. Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos de esos proveedores operan fuera de Colombia (principalmente en Estados Unidos). Con cada uno existe un acuerdo de tratamiento de datos que exige confidencialidad, seguridad y uso exclusivo para prestarnos el servicio, conforme a los estándares de la normativa colombiana.

9. Cookies

PilotOS usa únicamente cookies esenciales de sesión (mantenerte autenticado). No usamos cookies de publicidad, analítica de terceros ni rastreadores — por eso no verás un banner de cookies: no hay nada que rastrear.

10. Conservación

Conservamos tus datos mientras tu cuenta esté activa. Si eliminas tu cuenta, se borran de inmediato junto con todos tus meses calculados y el contenido de tus colillas —que además puedes borrar por separado, sin cerrar la cuenta. Si tu cuenta permanece inactiva por más de veinticuatro (24) meses, te avisaremos al correo registrado antes de suprimir tus datos. La evidencia de autorizaciones y la bitácora de operaciones pueden conservarse de forma anónima o el tiempo adicional que exija una obligación legal. La medición técnica del lector se borra sola a los 90 días y la de salud del motor a los 180. La evidencia de tus autorizaciones y la bitácora de operaciones se conservan mientras la cuenta esté activa y hasta cinco (5) años después de cerrarla —es el plazo en que podrían pedírsenos como prueba de que tratamos tus datos conforme a la ley—, y las PQRSD, cinco (5) años desde que se resuelven. Y si radicaste una petición o un reclamo (PQRSD), conservamos el RADICADO con su tipo, sus fechas y su estado como registro de que fue atendido en los plazos de ley, pero al eliminar tu cuenta se borran de esa fila tu correo y el texto que escribiste.

11. Seguridad de la información

• Cifrado en tránsito (TLS con HSTS) y en reposo.
• Aislamiento estricto por cuenta: cada piloto solo puede acceder a lo suyo, verificado con pruebas automáticas.
• Bitácora de operaciones sobre datos personales (quién hizo qué y cuándo — nunca el contenido).
• Control de acceso de mínimo privilegio y credenciales fuera del código.
• Si un incidente de seguridad llegara a comprometer tus datos, lo gestionaremos conforme a la ley: evaluación inmediata, reporte a la SIC en los plazos exigidos y aviso a los titulares afectados.

12. Registro Nacional de Bases de Datos

JEGADAT verifica periódicamente si le aplica la obligación de inscripción en el RNBD según los umbrales vigentes de la SIC y mantendrá el registro actualizado cuando corresponda.

13. Cambios y versiones

• v2.1 · agosto 2026 — corrige el tratamiento del comprobante de pago: la versión anterior afirmaba que la colilla «no se guarda nunca» y lo cierto es que el archivo no se guarda, pero su contenido leído sí, para el histórico de finanzas y el resumen para renta. Se detalla qué campos, con qué finalidad, cómo borrarlos y qué parte de ellos es dato sensible. Declara además cuatro tratamientos que el producto ya tiene y esta Política no nombraba: el perfil público opcional, el enlace de calendario, la medición estructural del lector y la lista de espera; añade sus finalidades, sus plazos de conservación y qué sobrevive —anonimizado— a la eliminación de la cuenta.
• v2.0 · julio 2026 — reconoce el tratamiento de datos de salud con autorización expresa; documenta zero-retention de colilla, no-persistencia de PDFs y minimización de cédula; publica la lista de encargados; declara el canal PQRSD con radicado.
• v1.0 · junio 2026 — primera versión.

Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha; los cambios materiales se comunicarán por los medios disponibles antes de entrar a regir.

14. Contacto

Responsable: JEGADAT S.A.S. · NIT 902042770-5 · Matrícula Mercantil 179437 (Cámara de Comercio del Oriente Antioqueño) · Domicilio: Marinilla, Antioquia, Colombia. Correo para asuntos de privacidad y Habeas Data: privacidad@jegadat.com.